Kalys est un organisme de formation professionnelle (n° déclaration d’activité : 11.93.05.143.93).
Nous sommes référencé DataDock et certifié SGS depuis le 4 juin 2018.
Nos prestations peuvent donc être prises en charge, sur votre budget de formation annuel, par votre OPCO (pour les boulangeries, pâtisseries, chocolateries, boucheries, charcuteries, etc.) ou par AKTO (pour la restauration traditionnelle et rapide).
PRISE EN CHARGE PAR OPCO EP (EP pour Entreprises de Proximité)
Pour bénéficier d’une prise en charge financière de votre formation, vous devez avoir un compte OPCO et faire une demande en ligne sur votre compte OPCO.
Ici se trouve des explications :
– pour créer votre compte OPCO si ce n’est pas déjà fait,
- 1er cas : vous n’avez pas reçu votre code d’activation
- 2ème cas : création de votre compte OPCO avec votre code d’activation, reçu par courrier
– comment remplir une demande de formation sur votre compte OPCO.
Si cela s’avérait compliqué pour vous, nous sommes à votre disposition pour monter les dossiers de demande de prise en charge avec vous. N’hésitez pas à nous contacter.
COMMENT OBTENIR SON CODE D’ACTIVATION
Allez à l’adresse suivante : https://espaceweb.opcoep.fr/
Vous n’avez pas reçu votre code d’ativation, vous cliquez sur « suivant » dans le cadre vert « Vous n’avez pas été reconnu par nos services ? Inscrivez-vous »
Si vous possédez votre code d’activation, passez à création de votre compte OPCO.
Rentrez votre n° de convention collective : 0843 pour la boulangerie, 0992 pour la boucherie
Cliquez sur « Métropole », juste en-dessous
Validez « je ne suis pas un robot »
Cliquez sur « suivant »
Renseigner la demande d’adhésion :
- N° siret
- N° de la convention collective
- Code NAF
- Nom de l’établissement (raison sociale, nom commercial)
- Adresse
- Téléphone
Cliquez sur « Valider » dans le cadre de droite
Vous recevrez alors un mail de confirmation, vous indiquant que votre code d’activation vous sera prochainement envoyé.
Vous le recevrez soit par courrier, soit par mail (ça dépend des fois).
Voici la lettre que vous recevrez par courrier, ou en pièce jointe du mail.
Sur ce courrier, vous retrouvez le code d’activation, nécessaire pour votre inscription.
Nous vous conseillons de suivre la démarche expliquée sur notre site, juste en-dessous, car les explications du courrier sont un peu confuses pour certains.
CRÉATION DE VOTRE COMPTE OPCO
Allez à l’adresse suivante : https://espaceweb.opcoep.fr/
Ayez près de vous un RIB du compte de votre établissement et le code d’activation reçu par OPCO.
N’oubliez pas de vérifier les informations à chaque étape.
- Remplissez votre n° de siret dans le cadre bleu.
- Validez que vous n’êtes pas un robot
- Cliquez sur « suivant »
Remplissez les informations :
- Vos nom et prénom
- Votre mail
- Un mot de passe pour accéder à votre compte OPCO par la suite
- Votre n° siret
- Votre code d’activation (envoyé par OPCO)
Remplissez ensuite :
- Votre effectif moyen dont l’effectif femmes
- La date de la 1ère embauche
- Votre masse salariale
- La personne à contacter : Votre nom
- La date de création de votre entreprise
- La forme juridique de votre entreprise
- Cliquez sur « Valider » dans le cadre de droite
Vous recevrez ensuite un mail, pour confirmer votre inscription.
Maintenant que votre compte est créé, vous pouvez faire une demande de prise en charge financière pour votre formation.
COMMENT FAIRE UNE DEMANDE DE PRISE EN CHARGE POUR UNE FORMATION
Allez à l’adresse suivante : https://e.actalians.fr/#/visitor/auth
Ayez à portée de main la convention signée avec Kalys, le programme, ainsi que les fiches de paie de vos salariés et un RIB.
Renseignez l’adresse mail et le mot de passe, utilisés lors de votre inscription.
Cliquez sur « Se connecter ».
Renseignez les différents champs concernant votre entreprise :
- n° de siret, raison sociale
- adresse, téléphone
- forme juridique, profession (code NAF)
- assujetti ou non à la TVA et à la taxe d’apprentissage
Lorsque vous renseignez votre code NAF dans la case « profession », une fenêtre s’ouvre.
Saisissez alors le nom de votre convention collective te votre NAF.
Cliquez sur Valider.
Renseignez les champs concernant le responsable de l’établissement.
Recopiez les mêmes informations pour le contact contribution formation et pour le contact formation :
- nom et prénom
- email (le même que pour l’inscription)
- profession (responsable si vous ne savez pas)
Viennent ensuite les coordonnées bancaires, indispensables pour obtenir votre remboursement à l’issue de la formation, puisque celui-ci se fait par virement.
Enfin, cliquez sur Enregistrer (bouton vert à droite de l’écran).
Une fois les informations de votre entreprise enregistrées, cliquez sur « Mes formations » dans le bandeau du haut.
Dans cette nouvelle fenêtre, sont listées toutes vos demandes de formation précédentes.
Pour une nouvelle demande, cliquez sur « Ajouter une formation » (bouton vert à droite de l’écran).
Cliquez sur le bouton bleu « Choisir », sous Action de courte durée.
Cliquez sur le bouton bleu « Choisir », sous Coeur de métier.
Dans la liste des thèmes de formation, choisir « Hygiène et sécurité », quelque soit la formation choisie (hygiène, risques professionnels, allergènes).
Intitulé de la formation : Noté sur la 1ère page de la convention Kalys
La formation est dispensée « dans mon entreprise par un organisme de formation externe » (2ème choix)
L’entreprise concernée et l’adresse du lieu de formation s’écrivent alors automatiquement, ce sont les vôtres : vérifiez-les
Pour l’organisme de formation, écrivez KALYS.
Notre société devrait apparaître dans la liste. Vérifiez notre adresse : 39 boulevard Robert Schuman, 93190 Livry-Gargan.
Ne pas cochez « paiement direct à l’organisme de formation », car ce service ne fonctionne pas.
Cliquez ensuite sur suivant.
Ensuite, il s’agit de compléter les détails de la formation. Toutes les informations demandées se trouvent sur la convention signée avec Kalys :
– Date de début
– Date de fin = Début de début, car la formation se fait sur 1 journée
– Durée de formation = 7 heures
– Coût pédagogique par stagiaire = Montant indiqué sur la convention / nombre de stagiaires prévus
Cliquer sur « Je souhaite être remboursé par virement » et compléter vos informations bancaires.
Cliquer sur « Suivant ».
Complétez maintenant la partie Stagiaires.
Cliquez sur « Ajouter un stagiaire », et compléter la partie « Informations » pour :
– nom et prénom
– les 5 premiers chiffres de son n° de sécurité sociale (indiqués sur sa fiche de paie)
– emploi
Cliquez sur « Enregistrer »
Cliquez ensuite sur le petit onglet « Détails » pour y enregistrer :
– nombre d’heures mensuelles
– salaire mensuel brut chargé = avec charges patronales (indiqué sur fiche de paie)
Cliquez sur « Enregistrer »
Nous vous conseillons de ne pas ajouter le salarié dans votre base, car les détails à fournir sont nombreux.
Renouvelez l’opération pour chaque stagiaire en cliquant sur « Ajouter un stagiaire ».
Sachez que la formation ne pourra être réalisée qu’avec le nombre de stagiaires prévu. Le jour de la formation, vous pourrez remplacer un salarié par un autre, mais vous ne pourrez pas l’annuler.
Une fois les stagiaires listés, vérifier les informations saisies et cliquez sur « Suivant ».
Ensuite, vous devez joindre les documents fournis par Kalys, pour réaliser la formation, à savoir :
– la convention signée recto-verso
– le programme
Cliquez sur « Suivant »
Cliquez ensuite sur « Transmettre mon dossier ».
Puis cliquez sur « Oui » dans la petite fenêtre, qui s’est ouverte
Deux petites fenêtres vont encore s’ouvrir :
– La 1ère pour valider vos nom, prénom et mail
– La 2ème pour confirmer l’envoi de votre dossier et la possibilité d’imprimer le récapitulatif de votre demande.
Imprimer ce récapitulatif et envoyez-le par courrier ou par mail à Kalys, pour que nous puissions intégrer votre formation dans nos plannings. De plus, sur ce récapitulatif, se trouve votre n° de dossier, indispensable pour toute communication avec OPCO.
Ensuite, vous devez régulièrement vous connecter à votre compte, dans l’onglet « Mes formations » pour vérifier si votre demande a été acceptée.
Regardez le statut. S’il apparait à 50% « engagé », c’est que votre demande a été étudiée.
Pour télécharger l’accord de prise en charge, cliquez sur le carré bleu puis sur « Accord de prise en charge ».
Imprimez cet accord et envoyez-le par mail à Kalys (contact[AT]saskalys.com), pour que nous puissions prendre RDV.